
اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیوتر است که وظیفهی جمعآوری، ذخیره و توزیع مستندات، پیامهای الکترونیک و سایر فرمهای ارتباطات اداری را بین افراد، گروههای کاری و سازمانها را بر عهده دارد. بخشهایی از این سیستمها عموما شامل نرمافزارهای پردازش کلمه، تصویربرداری مستندات، تقویم و غیره است.
اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیوتر است که وظیفهی جمعآوری، ذخیره و توزیع مستندات، پیامهای الکترونیک و سایر فرمهای ارتباطات اداری را بین افراد، گروههای کاری و سازمانها را بر عهده دارد. بخشهایی از این سیستمها عموما شامل نرمافزارهای پردازش کلمه، تصویربرداری مستندات، تقویم و غیره است.


شاخص ها
- ثبت ساختار سازمانی و سطوح توزیع مکاتبات
- ثبت، صدور و گردش مکاتبات وارده، صادره، داخلی و خارجی
- تایید و امضاء الکترونیک اسناد
- کنترل انواع دبیرخانه با روندهای مستقل و یا مرتبط
- استفاده از MS Word و قلم نوری و اسکنر جهت درج اطلاعات و مکاتبات
- پیگیری اسناد ارسالی و درج نتایج پیگیری

شاخص ها
- ثبت ساختار سازمانی و سطوح توزیع مکاتبات
- ثبت، صدور و گردش مکاتبات وارده، صادره، داخلی و خارجی
- تایید و امضاء الکترونیک اسناد
- کنترل انواع دبیرخانه با روندهای مستقل و یا مرتبط
- استفاده از MS Word و قلم نوری و اسکنر جهت درج اطلاعات و مکاتبات
- پیگیری اسناد ارسالی و درج نتایج پیگیری
- تعریف سمت های ساختار سازمانی و محدوده مجاز اختیارات هر سمت
- تعریف رابطه مجاز جهت ارجاع کار بین سمت های سازمانی
- تعریف سطوح دسترسی سمت ها به انواع مکاتبات طبقه بندی شده
- تعریف کاربران و محدوده مجاز اجرای عملیات کاربری
- امکان انتساب سمت های مختلف به یک کاربر
- تعریف گروههای کاری از سمت ها و کاربران جهت تسهیل در امر تبادل مکاتبات و پیام ها
- تعریف جانشین (تعویض سمت) بصورت دائمی و یا موقت با تعیین محدوده زمانی
- تفویض وظایف مشخص بصورت دائمی و یا موقت با تعیین محدوده زمانی با تعیین مجاز بودن حق توکیل به غیر
- ثبت و گردش مکانیزه مکاتبات (وارده، صادره داخلی و خارجی) و پیام های داخلی
- تعریف دبیرخانه های مختلف سازمان و امکان اجرای عملیات مستقل در هر دبیرخانه
- تعریف طبقه بندی انواع مکاتبات اداری ( عادی، محرمانه، سری و … )
- تعریف اولویت مکاتبات اداری (عادی، فوری، خیلی فوری و …. )
- تعریف قالب شماره نامه (وارده، صادره داخلی و خارجی) در هر دبیرخانه
- تعریف مشخصات اشخاص حقیقی و حقوقی (طرف مکاتبات اداری)
- تصحیح برخی از مشخصات نامه ثبت شده برای سمت های مجاز
- شبیه سازی امکانات برنامه Word در ورود پیوست نامه
- مشخص شدن ً اصل ً و ً رونوشت ً در هنگام ثبت نامه وارده
- امکان تعریف واژه ها و یا دستورات کلیدی برای تسهیل در نگارش، حاشیه نویسی و …(Hot Key)
- پشتیبانی کامل از قلم نوری، تصویر برداری (اسکن) و امضاء دیجیتال
- قابلیت تعریف پرونده موضوعی و کلید واژه به ازاء ارجاعات متفاوت
- امکان افزودن و مشاهده انواع پیوست و درج نامه های عطف و پیرو
- امکان حاشیه نویسی به صورت متنی (تایپ یا قلم نوری) و صوتی
- تغییر طبقه بندی نامه ها به هنگام ارجاع با توجه به اهمیت نامه یا پیوست ضمیمه شده به منظور حفاظت از اطلاعات در گردش
- امکان نگهداری یک نسخه از مکاتبات و یا پیامهای ارجاع شده در بایگانی شخصی
- ارجاع مکاتبات به صورت اصل، رونوشت یا رونوشت مخفی با امکان تعیین مهلت پاسخ
- کنترل شماره، تاریخ و سازمان در عطف و پیرو به منظور پیشگیری از درج اشتباه آنها
- اعلام دریافت نامه جدید
- مشاهده درخت واره مسیر گردش نامه و آخرین وضعیت آن (Tracking)
- کنترل و تایید اقدامات انجام شده
- پیگیری کارهای ارجاع شده
- ایجاد ومشاهده کارتابل مکاتبات، مکاتبات ارسالی و حذف شده به تفکیک سمت های سازمانی
- ایجاد ومشاهده کارتابل پیامها، پیامهای ارسالی وحذف شده به تفکیک کاربران
- امکان تعریف زیرشاخه و انتقال محتویات آن به زیرشاخه دیگر ( کارتابل، پیگیریها، …. )
- امکان افزودن و یا کاستن ستون ها و اندازه آنها هنگام مشاهده اطلاعات سیستم (کارتابل، …)
- امکان به گردش انداختن نامه های بایگانی شده
- امکان بایگانی فایل ها به طور مستقیم در پوشه های بایگانی
- قابلیت جستجو بصورت متنی و یا حول اقلام محورهای اطلاعاتی در کلیه مکاتبات در گردش، کارتابل و بایگانی شده
- طراحی و تولید گزارشات آماری، متنی، نموداری از طریق بکارگیری ابزار گزارش ساز پویا
- ثبت انواع عملیات اعمال شده در سیستم به همراه نام کاربر، تاریخ و زمان (Log)
- نمایش صفحات براساس مرتب سازی صعودی و یا نزولی اقلام اطلاعاتی آن
- سفارشی نمودن محتویات صفحات اصلی براساس نیاز کاربر
- تعریف سمت های ساختار سازمانی و محدوده مجاز اختیارات هر سمت
- تعریف رابطه مجاز جهت ارجاع کار بین سمت های سازمانی
- تعریف سطوح دسترسی سمت ها به انواع مکاتبات طبقه بندی شده
- تعریف کاربران و محدوده مجاز اجرای عملیات کاربری
- امکان انتساب سمت های مختلف به یک کاربر
- تعریف گروههای کاری از سمت ها و کاربران جهت تسهیل در امر تبادل مکاتبات و پیام ها
- تعریف جانشین (تعویض سمت) بصورت دائمی و یا موقت با تعیین محدوده زمانی
- تفویض وظایف مشخص بصورت دائمی و یا موقت با تعیین محدوده زمانی با تعیین مجاز بودن حق توکیل به غیر
- ثبت و گردش مکانیزه مکاتبات (وارده، صادره داخلی و خارجی) و پیام های داخلی
- تعریف دبیرخانه های مختلف سازمان و امکان اجرای عملیات مستقل در هر دبیرخانه
- تعریف طبقه بندی انواع مکاتبات اداری ( عادی، محرمانه، سری و … )
- تعریف اولویت مکاتبات اداری (عادی، فوری، خیلی فوری و …. )
- تعریف قالب شماره نامه (وارده، صادره داخلی و خارجی) در هر دبیرخانه
- تعریف مشخصات اشخاص حقیقی و حقوقی (طرف مکاتبات اداری)
- تصحیح برخی از مشخصات نامه ثبت شده برای سمت های مجاز
- شبیه سازی امکانات برنامه Word در ورود پیوست نامه
- مشخص شدن ً اصل ً و ً رونوشت ً در هنگام ثبت نامه وارده
- امکان تعریف واژه ها و یا دستورات کلیدی برای تسهیل در نگارش، حاشیه نویسی و …(Hot Key)
- پشتیبانی کامل از قلم نوری، تصویر برداری (اسکن) و امضاء دیجیتال
- قابلیت تعریف پرونده موضوعی و کلید واژه به ازاء ارجاعات متفاوت
- امکان افزودن و مشاهده انواع پیوست و درج نامه های عطف و پیرو
- امکان حاشیه نویسی به صورت متنی (تایپ یا قلم نوری) و صوتی
- تغییر طبقه بندی نامه ها به هنگام ارجاع با توجه به اهمیت نامه یا پیوست ضمیمه شده به منظور حفاظت از اطلاعات در گردش
- امکان نگهداری یک نسخه از مکاتبات و یا پیامهای ارجاع شده در بایگانی شخصی
- ارجاع مکاتبات به صورت اصل، رونوشت یا رونوشت مخفی با امکان تعیین مهلت پاسخ
- کنترل شماره، تاریخ و سازمان در عطف و پیرو به منظور پیشگیری از درج اشتباه آنها
- اعلام دریافت نامه جدید
- مشاهده درخت واره مسیر گردش نامه و آخرین وضعیت آن (Tracking)
- کنترل و تایید اقدامات انجام شده
- پیگیری کارهای ارجاع شده
- ایجاد ومشاهده کارتابل مکاتبات، مکاتبات ارسالی و حذف شده به تفکیک سمت های سازمانی
- ایجاد ومشاهده کارتابل پیامها، پیامهای ارسالی وحذف شده به تفکیک کاربران
- امکان تعریف زیرشاخه و انتقال محتویات آن به زیرشاخه دیگر ( کارتابل، پیگیریها، …. )
- امکان افزودن و یا کاستن ستون ها و اندازه آنها هنگام مشاهده اطلاعات سیستم (کارتابل، …)
- امکان به گردش انداختن نامه های بایگانی شده
- امکان بایگانی فایل ها به طور مستقیم در پوشه های بایگانی
- قابلیت جستجو بصورت متنی و یا حول اقلام محورهای اطلاعاتی در کلیه مکاتبات در گردش، کارتابل و بایگانی شده
- طراحی و تولید گزارشات آماری، متنی، نموداری از طریق بکارگیری ابزار گزارش ساز پویا
- ثبت انواع عملیات اعمال شده در سیستم به همراه نام کاربر، تاریخ و زمان (Log)
- نمایش صفحات براساس مرتب سازی صعودی و یا نزولی اقلام اطلاعاتی آن
- سفارشی نمودن محتویات صفحات اصلی براساس نیاز کاربر