اوتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیو‌تر است که وظیفه‌ی جمع‌آوری، ذخیره و توزیع مستندات، پیام‌های الکترونیک و سایر فرم‌های ارتباطات اداری را بین افراد، گروه‌های کاری و سازمان‌ها را بر عهده دارد. بخش‌هایی از این سیستم‌ها عموما شامل نرم‌افزارهای پردازش کلمه، تصویربرداری مستندات، تقویم و غیره است.

اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیو‌تر است که وظیفه‌ی جمع‌آوری، ذخیره و توزیع مستندات، پیام‌های الکترونیک و سایر فرم‌های ارتباطات اداری را بین افراد، گروه‌های کاری و سازمان‌ها را بر عهده دارد. بخش‌هایی از این سیستم‌ها عموما شامل نرم‌افزارهای پردازش کلمه، تصویربرداری مستندات، تقویم و غیره است.

اوتوماسیون اداری
راهکار اداری

شاخص ها

  • ثبت ساختار سازمانی و سطوح توزیع مکاتبات
  • ثبت، صدور و گردش مکاتبات وارده، صادره، داخلی و خارجی
  • تایید و امضاء الکترونیک اسناد
  • کنترل انواع دبیرخانه با روندهای مستقل و یا مرتبط
  • استفاده از MS Word و قلم نوری و اسکنر جهت درج اطلاعات و مکاتبات
  • پیگیری اسناد ارسالی و درج نتایج پیگیری
راهکار اداری

شاخص ها

  • ثبت ساختار سازمانی و سطوح توزیع مکاتبات
  • ثبت، صدور و گردش مکاتبات وارده، صادره، داخلی و خارجی
  • تایید و امضاء الکترونیک اسناد
  • کنترل انواع دبیرخانه با روندهای مستقل و یا مرتبط
  • استفاده از MS Word و قلم نوری و اسکنر جهت درج اطلاعات و مکاتبات
  • پیگیری اسناد ارسالی و درج نتایج پیگیری
  • تعریف سمت های ساختار سازمانی و محدوده مجاز اختیارات هر سمت
  • تعریف رابطه مجاز جهت ارجاع کار بین سمت های سازمانی
  • تعریف سطوح دسترسی سمت ها به انواع مکاتبات طبقه بندی شده
  • تعریف کاربران و محدوده مجاز اجرای عملیات کاربری
  • امکان انتساب سمت های مختلف به یک کاربر
  • تعریف گروههای کاری از سمت ها و کاربران جهت تسهیل در امر تبادل مکاتبات و پیام ها
  • تعریف جانشین (تعویض سمت) بصورت دائمی و یا موقت با تعیین محدوده زمانی
  • تفویض وظایف مشخص بصورت دائمی و یا موقت با تعیین محدوده زمانی با تعیین مجاز بودن حق توکیل به غیر
  • ثبت و گردش مکانیزه مکاتبات (وارده، صادره داخلی و خارجی) و پیام های داخلی
  • تعریف دبیرخانه های مختلف سازمان و امکان اجرای عملیات مستقل در هر دبیرخانه
  • تعریف طبقه بندی انواع مکاتبات اداری ( عادی، محرمانه، سری و … )
  • تعریف اولویت مکاتبات اداری (عادی، فوری، خیلی فوری و …. )
  • تعریف قالب شماره نامه (وارده، صادره داخلی و خارجی) در هر دبیرخانه
  • تعریف مشخصات اشخاص حقیقی و حقوقی (طرف مکاتبات اداری)
  • تصحیح برخی از مشخصات نامه ثبت شده برای سمت های مجاز
  • شبیه سازی امکانات برنامه Word در ورود پیوست نامه
  • مشخص شدن ً اصل ً و ً رونوشت ً در هنگام ثبت نامه وارده
  • امکان تعریف واژه ها و یا دستورات کلیدی برای تسهیل در نگارش، حاشیه نویسی           و …(Hot Key)
  • پشتیبانی کامل از قلم نوری، تصویر برداری (اسکن) و امضاء دیجیتال
  • قابلیت تعریف پرونده موضوعی و کلید واژه به ازاء ارجاعات متفاوت
  • امکان افزودن و مشاهده انواع پیوست و درج نامه های عطف و پیرو
  • امکان حاشیه نویسی به صورت متنی (تایپ یا قلم نوری) و صوتی
  • تغییر طبقه بندی نامه ها به هنگام ارجاع با توجه به اهمیت نامه یا پیوست ضمیمه شده به منظور حفاظت از اطلاعات در گردش
  • امکان نگهداری یک نسخه از مکاتبات و یا پیامهای ارجاع شده در بایگانی شخصی
  • ارجاع مکاتبات به صورت اصل، رونوشت یا رونوشت مخفی با امکان تعیین مهلت پاسخ
  • کنترل شماره، تاریخ و سازمان در عطف و پیرو به منظور پیشگیری از درج اشتباه آنها
  • اعلام دریافت نامه جدید
  • مشاهده درخت واره مسیر گردش نامه و آخرین وضعیت آن (Tracking)
  • کنترل و تایید اقدامات انجام شده
  • پیگیری کارهای ارجاع شده
  • ایجاد ومشاهده کارتابل مکاتبات، مکاتبات ارسالی و حذف شده به تفکیک سمت های سازمانی
  • ایجاد ومشاهده کارتابل پیامها، پیامهای ارسالی وحذف شده به تفکیک کاربران
  • امکان تعریف زیرشاخه و انتقال محتویات آن به زیرشاخه دیگر ( کارتابل، پیگیریها، …. )
  • امکان افزودن و یا کاستن ستون ها و اندازه آنها هنگام مشاهده اطلاعات سیستم    (کارتابل، …)
  • امکان به گردش انداختن نامه های بایگانی شده
  • امکان بایگانی فایل ها به طور مستقیم در پوشه های بایگانی
  • قابلیت جستجو بصورت متنی و یا حول اقلام محورهای اطلاعاتی در کلیه مکاتبات در گردش، کارتابل و بایگانی شده
  • طراحی و تولید گزارشات آماری، متنی، نموداری از طریق بکارگیری ابزار گزارش ساز پویا
  • ثبت انواع عملیات اعمال شده در سیستم به همراه نام کاربر، تاریخ و زمان (Log)
  • نمایش صفحات براساس مرتب سازی صعودی و یا نزولی اقلام اطلاعاتی آن
  • سفارشی نمودن محتویات صفحات اصلی براساس نیاز کاربر
  •  
  • تعریف سمت های ساختار سازمانی و محدوده مجاز اختیارات هر سمت
  • تعریف رابطه مجاز جهت ارجاع کار بین سمت های سازمانی
  • تعریف سطوح دسترسی سمت ها به انواع مکاتبات طبقه بندی شده
  • تعریف کاربران و محدوده مجاز اجرای عملیات کاربری
  • امکان انتساب سمت های مختلف به یک کاربر
  • تعریف گروههای کاری از سمت ها و کاربران جهت تسهیل در امر تبادل مکاتبات و پیام ها
  • تعریف جانشین (تعویض سمت) بصورت دائمی و یا موقت با تعیین محدوده زمانی
  • تفویض وظایف مشخص بصورت دائمی و یا موقت با تعیین محدوده زمانی با تعیین مجاز بودن حق توکیل به غیر
  • ثبت و گردش مکانیزه مکاتبات (وارده، صادره داخلی و خارجی) و پیام های داخلی
  • تعریف دبیرخانه های مختلف سازمان و امکان اجرای عملیات مستقل در هر دبیرخانه
  • تعریف طبقه بندی انواع مکاتبات اداری ( عادی، محرمانه، سری و … )
  • تعریف اولویت مکاتبات اداری (عادی، فوری، خیلی فوری و …. )
  • تعریف قالب شماره نامه (وارده، صادره داخلی و خارجی) در هر دبیرخانه
  • تعریف مشخصات اشخاص حقیقی و حقوقی (طرف مکاتبات اداری)
  • تصحیح برخی از مشخصات نامه ثبت شده برای سمت های مجاز
  • شبیه سازی امکانات برنامه Word در ورود پیوست نامه
  • مشخص شدن ً اصل ً و ً رونوشت ً در هنگام ثبت نامه وارده
  • امکان تعریف واژه ها و یا دستورات کلیدی برای تسهیل در نگارش، حاشیه نویسی           و …(Hot Key)
  • پشتیبانی کامل از قلم نوری، تصویر برداری (اسکن) و امضاء دیجیتال
  • قابلیت تعریف پرونده موضوعی و کلید واژه به ازاء ارجاعات متفاوت
  • امکان افزودن و مشاهده انواع پیوست و درج نامه های عطف و پیرو
  • امکان حاشیه نویسی به صورت متنی (تایپ یا قلم نوری) و صوتی
  • تغییر طبقه بندی نامه ها به هنگام ارجاع با توجه به اهمیت نامه یا پیوست ضمیمه شده به منظور حفاظت از اطلاعات در گردش
  • امکان نگهداری یک نسخه از مکاتبات و یا پیامهای ارجاع شده در بایگانی شخصی
  • ارجاع مکاتبات به صورت اصل، رونوشت یا رونوشت مخفی با امکان تعیین مهلت پاسخ
  • کنترل شماره، تاریخ و سازمان در عطف و پیرو به منظور پیشگیری از درج اشتباه آنها
  • اعلام دریافت نامه جدید
  • مشاهده درخت واره مسیر گردش نامه و آخرین وضعیت آن (Tracking)
  • کنترل و تایید اقدامات انجام شده
  • پیگیری کارهای ارجاع شده
  • ایجاد ومشاهده کارتابل مکاتبات، مکاتبات ارسالی و حذف شده به تفکیک سمت های سازمانی
  • ایجاد ومشاهده کارتابل پیامها، پیامهای ارسالی وحذف شده به تفکیک کاربران
  • امکان تعریف زیرشاخه و انتقال محتویات آن به زیرشاخه دیگر ( کارتابل، پیگیریها، …. )
  • امکان افزودن و یا کاستن ستون ها و اندازه آنها هنگام مشاهده اطلاعات سیستم    (کارتابل، …)
  • امکان به گردش انداختن نامه های بایگانی شده
  • امکان بایگانی فایل ها به طور مستقیم در پوشه های بایگانی
  • قابلیت جستجو بصورت متنی و یا حول اقلام محورهای اطلاعاتی در کلیه مکاتبات در گردش، کارتابل و بایگانی شده
  • طراحی و تولید گزارشات آماری، متنی، نموداری از طریق بکارگیری ابزار گزارش ساز پویا
  • ثبت انواع عملیات اعمال شده در سیستم به همراه نام کاربر، تاریخ و زمان (Log)
  • نمایش صفحات براساس مرتب سازی صعودی و یا نزولی اقلام اطلاعاتی آن
  • سفارشی نمودن محتویات صفحات اصلی براساس نیاز کاربر